Data Validation Excel - Tutorial Membatasi Isi Cell di Excel

Validasi Data di Excel - Pada microsoft excel Anda bisa membatasi nilai atau teks yang di masukkan pada sebuah cell atau range sesuai dengan kriteria tertentu yang Anda inginkan.

Misalnya sebuah sel hanya boleh diisi dengan angka 1-10, dibatasi dengan daftar teks tertentu saja, hanya boleh diisi dengan format tanggal saja, dan sebagainya.

Untuk kebutuhan semacam ini microsoft excel menyediakan sebuah fitur yang diberi nama "Data Validation" atau validasi data excel.

Lalu bagaimana Tutorial membuat data validasi di excel dengan fitur ini? Mari kita pelajari bersama.

• Pengertian Data Validation Pada Excel
• Manfaat menggunakan Data Validation di Excel
• Cara memakai Data Validation Excel
• Setting Kriteria Data Validation
• Input Message Data Validation
• Error Alert Data Validation
• Cara Menghapus Data Validation

Pengertian Data Validation di Excel

Apa maksud data Validation pada microsoft excel?

Data validation Excel ialah salah satu fitur excel yang digunakan untuk membatasi input data yang mampu dimasukkan ke dalam sebuah sel atau range, sehingga data yang diinputkan ke dalam sebuah sel atau range valid atau memenuhi kriteria tertentu yang ditetapkan.

Pada dasarnya data validasi excel atau pembatasan isi ini bertujuan untuk meminimalisir kesalahan entry data atau menghindari kesalahan input data agar data yang Anda peroleh benar-benar valid sesuai yang cita-cita.

Manfaat memakai Data Validation di Excel

Dengan menggunakan fitur data validation excel, maka Anda akan menerima manfaat atau dapat melaksanakan hal-hal sebagai berikut:

1. Membatasi isi sel excel dengan nilai teks tertentu.
2. Membatasi isi sel dengan rentang nilai angka, tanggal atau waktu tertentu.
3. Membuat daftar atau list data yang bisa dimasukkan ke dalam sel.
4. Menampilkan pesan tentang jenis data yang bisa Anda masukkan ke dalam sel excel.
5. Menampilkan pesan tertentu bila data yang Anda masukkan ke dalam sel tidak sesuai.
6. Dan lain-lain.

Bagaimana Tutorial menerapkan serta memakai fitur data validation excel ini?

Cara memakai Data Validation Excel

Cara membuat validasi data dengan memakai data validation di excel untuk membatasi isi sebuah sel dan atau range excel, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Pilih(seleksi) Sel/Range yang akan Anda atur data validation-nya.
2. Pilih hidangan Data Validation Pada Tab Data--Group Data Tools.
   
   
   
   Langkah diatas bisa juga kita lakukan dengan Shortcut keyboard Alt + A + V + V.
3. Setelah muncul kotak opsi Data Validation, setting pengaturan validasi data atau pembatasan isi sel yang diinginkan.
   
   
   
   Penjelasan lebih lanjut tentang pengaturan validasi data ini akan dijelaskan secara khusus pada potongan selanjutnya.
4. Terkhir Pilih/Klik OK untuk menyelesaikan dan menerapkan pengaturan validasi data.

Pengaturan Kriteria Pada Data Validation

Kriteria apa saja yang mampu atur dengan data validation pada excel?

Setelah mucul "Data Validation" Option box, pada Tab Setting dipakai untuk pengaturan kriteria validasi data/ batasan isi sel yang akan diterapkan.

Pada bagian Allow:, ada 8 jenis kriteria yang bisa kita pilih sesuai kebutuhan validasi yang kita inginkan :



Keterangan :

• Any Value: Tidak ada batasan isi cell. Semua value (data teks atau angka) mampu di masukkan ke dalam cell.
• Whole Number: Membatasi isi Cell hanya number atau angka numeric saja.
• Decimal: Sama dengan Whole Number, hanya saja kita mampu mengatur nilai validasi yang digunakan hingga pada ketelitian angka desimal.
• List: Isi cell hanya terbatas pada daftar atau list yang kita tentukan.
  Kriteria List Data validation ini dibahas lebih detail pada potongan: Cara menciptakan Dropdown List Dengan Data Validation Excel
• Date: Membatasi isi cell dengan kriteria tanggal.
• Time: Membatasi isi cell dengan kriteria waktu.
• Text Lenght: Membatasi jumlah panjangnya huruf Text yang bisa dimasukkan ke dalam cell excel.
• Custom: Menentukan sendiri kriteria data validation dengan memasukkan rumus excel atau formula tertentu.

Setelah menentukan salah satu diantara 8 jenis data validation diatas pada potongan Data: untuk beberapa jenis kriteria kita mampu melakukan pengaturan selanjutnya.

Jika anda sudah terbiasa dengan operator perbandingan excel maka serpihan pengaturan ini aku kira tidak akan menjadi masalah.



Keterangan:

• between: Hanya data terkait yang berada diantara dua pengaturan data yang mampu diinputkan pada cell.
• not between: Hanya selain data terkait yang berada diantara dua pengaturan data yang bisa dimasukkan pada cell.
• equal to: Hanya data yang sama dengan di pengaturan yang bisa diinputkan pada cell. Sejenis dengan operator perbandingan "=".
• not equal to: Hanya data yang tidak sama dengan di pengaturan yang bisa diinputkan pada cell. Sejenis dengan operator perbandingan "<>".
• greater than: Hanya data yang lebih besar dari data di pengaturan yang boleh diinputkan pada cell. Sejenis dengan operator perbandingan ">".
• less than: Hanya data yang lebih kecil/kurang dari data di pengaturan yang boleh diinputkan pada cell. Sejenis dengan operator perbandingan "<".
• greater than or equal to: Hanya data yang lebih besar atau sama dengan data di pengaturan yang boleh diinputkan pada cell. Sejenis dengan operator perbandingan ">=".
• less than or equal to: Hanya data yang lebih kecil/kurang atau sama dengan dari data di pengaturan yang boleh diinputkan pada cell. Sejenis dengan operator perbandingan "<=".

Jika opsi Ignore Blank di centang maka excel akan mengabaikan input kosong. Sebaiknya selalu gunakan opsi ini (tercentang) untuk menghindari kemungkinan error yang muncul.

Input Message Pada Data Validasi Excel

Bisakah kita memberikan isu tertentu dikala sel yang kita atur data validationnya aktif?

Tab pengaturan INPUT MESSAGE pada kotak opsi "Data validation" dipakai untuk mengatur pesan yang ditampilkan saat sel yang tervalidasi di pilih (select).

Dengan mengatur Input Message, maka excel akan menampilkan info tertentu dikala sel yang kita validasi sedang aktif.



Jika pada penggalan Show input message when cell is selected tercentang maka saat cell tervalidasi kita pilih, secara otomatis excel akan menampilkan pesan sesuai yang kita atuar atau kita tulis pada pecahan Title dan Input message.

Dan sebaliknya biarkan default atau kosongkan title dan Input message atau hilangkan centang untuk tidak menampilkan pesan ketika melakkan input data.

Bagian Title merupakan judul pesan sedangkan input message merupakan isi pesan yang akan ditampilkan.

Jika data validation kita atur untuk cell A1 misal dan input message kita atur seakan-akan pengaturan diatas maka saat sel A1 kita pilih akan muncul pesan seolah-olah gambar dibawah ini:

Error Alert Pada Data Validasi Excel

Bagaimana Tutorial menampilkan informasi kesalahan input data?

Tab pengaturan ERROR ALERT pada "Data Validation" obrolan box dipakai untuk mengatur pesan peringatan kalau input data yang kita masukkan pada cell tervalidasi tidak sesuai dengan pangaturan yang telah kita tetapkan.

Dengan mangaktifkan pengaturan Error alert, maka user akan mendapatkan info atau pesan peringatan jikalau data yang dimasukkan tidak sesuai dengan validasi data yang diterapkan.



Misal kalau mengatur sebuah cell hanya bisa diisi dengan angka kemudian kita inputkan teks ke dalam cell tersebut, maka pesan peringatan error ini akan muncul secara otomatis. bila input data kita benar sesuai validasi data yang diberlakukan maka pesan ini tidak akan muncul.

Untuk menampilkan pesan ini pastikan belahan Show error alert after invalid data is entered tercentang. Sebaliknya, jikalau tidak ingin menampilkan peringatan erorr sesudah terjadi kesalahan input maka kosongkan centang pada cuilan ini.

Cara pengaturan selanjutnya, seakan-akan pada pesan input Message. serpihan Title untuk judul pesan dan potongan input message untuk isi pesannya.

Pada bagian style anda mampu mengatur style pesan yang ingin ditampilkan. Pilih salah satu diatara style STOP, WARNING, atau INFORMATION.

Dengan pengaturan seperti diatas kalau input data yang kita masukkan tidak sesuai dengan data validation yang kita gunakan maka akan muncul pesan error seperti dibawah ini:

Cara Menghapus Data Validation Excel

Bagaimana Cara menghapus Data Validation pada excel?

Jika anda sudah tidak membutuhkan data validation lagi, Cara untuk menghapus atau menghilangkan data validation yaitu sebagai berikut:

1. Seleksi atau pilih cell yang akan kita hilangkan validasi datanya.
2. Pilih sajian Data Validation yang ada pada Tab Data--Group Data Tools.
3. Pilih Clear All lalu klik OK.

SERI PANDUAN DATA VALIDASI EXCEL:

1. Data Validation Excel - Cara Membatasi Isi Cell di Excel
2. Cara menciptakan Dropdown List Dengan Data Validation Excel
3. Cara menciptakan Dropdown List Dinamis di Excel
4. Cara menciptakan Dropdown List Bertingkat Pada Excel

Demikian sedikit klarifikasi ihwal Data Validation di excel. bila masih ada yang belum terang silahkan sampaikan dibagian komentar yang tersedia. Untuk request tutorial silahkan buka laman contact yang tersedia.