Cara menciptakan Dropdown List Bertingkat Pada Excel

Cara membuat dropdown list bertingkat di excel

Dropdown List Bertingkat - dikala membuat Dropdown List dengan fitur data validation, ada kalanya kita ingin dropdown list untuk pilihan sel tersebut berubah secara otomatis menyesuaikan dengan isi data pada sel lainnya.

Kasus semacam ini sering disebut dengan dropdown list bertingkat (nested dropdown list) atau list validasi bertingkat (nested list validation).

Kasus ini berbeda dengan dropdown list dinamis yang sudah kita pelajari sebelumnya.

Misalnya kita telah menciptakan list validasi berupa pilihan nama-nama provinsi, kemudian kita menginginkan untuk isian nama kabupaten/kota, dropdown listnya akan menyesuikan dengan isian data provinsi yang telah dipilih. Begitu juga dengan isian data nama kecamatan yang secara otomatis pilihan dropdown listnya akan menyesuaikan dengan data kabupaten yang dipilih.

Dropdown list atau list validasi sendiri digunakan untuk membatasi isi cell di excel dengan beberapa pilihan tertentu. contohnya membuat pilihan jenis kelamin Laki-laki/Perempuan, pilihan Ya/Tidak dan lain sebagainya.

Untuk membuat pilihan sel semacam ini, kita menggunakan fitur data validation di excel. Silahkan dibaca pada tautan berikut: Cara menciptakan Dropdown List Dengan Data Validation Excel.

Kembali kepada pokok permasalahan tentang dropdown list bertingkat di excel, bagaimana Tutorial membuatnya? Silahkan simak klarifikasi berikut ini.

Pada tutorial "Cara membuat dropdown list bertingkat pada excel" kali ini, aku anggap anda sudah mampu membuat list data validasi pada excel. Sehingga dimungkinkan akan ada beberapa langkah yang aku lewati.

Jika diharapkan silahkan baca 2 tutorial belajar excel berikut:

Ada dua Tutorial yang bisa kita lakukan untuk membuat dropdown list validasi data bertingkat pada excel. Yang pertama dengan menggunakan Fungsi Excel IF dan yang kedua dengan menggunakan Fungsi Excel INDIRECT.

Cara menciptakan Dropsdown List Bertingkat Dengan Rumus IF Excel

Untuk Cara pertama ini, kita akan menggunakan fungsi IF excel.

Langkah-langkah yang dibutuhkan untuk menciptakan dropdown list bertingkat dengan rumus IF excel yaitu sebagai berikut:

Buatlah sumber data untuk list validasi tingkat pertama yang akan kita gunakan sebagai pilihan data untuk dropdown list.
Siapkan juga sumber data untuk list validasi tingkat kedua. Daftar list ini yang nantinya akan digunakan untuk dropdown list kedua. Sebagai teladan aku akan menggunakan sumber data seolah-olah pada gambar berikut:
Beri nama range untuk masing-masing list data yang telah kita buat. Gunakan named range yang mudah diingat. Tutorial menciptakan nama range bisa anda pelajari pada link ini: 3 Cara Memberi Nama Range Pada Excel
Selain nama range untuk masing-masing list, buat lagi satu (1) named range yang mengarah pada referensi sel yang tidak ada isinya (Sel kosong). Misal admin membuat nama range "Kosong" yang mengarah pada sel E1 seakan-akan digambar berikut:

Pada pola ini range untuk tingkat pertama (A2:A3) kami beri nama List_Jenis. Sedangkan untuk Range tingkat kedua pertama (C2:C4) admin beri nama List_Tumbuhan dan Range tingkat kedua selanjutnya (D2:D5) aku beri nama List_Hewan. Sedangkan untuk nama range List_Kosong aku gunakan untuk menamai sel E1.
Setelah selesai menciptakan nama range kita lanjutkan dengan mengatur list validation untuk tingkat pertama. Pada acuan ini aku terapkan pada sel B7.

Cara menciptakan dropdown list untuk tingkat pertama ini sama seolah-olah Cara membuat dropdown list pada umumnya. Hanya saja kali ini kita menggunakan named range sebagai source datanya. Sehingga kita cukup menggunakan nama range untuk source data validation-nya seakan-akan dalam gambar diatas.
```
=List_Jenis
```
Selanjutnya kita setting untuk list validation tingkat kedua dengan menggunakan rumus excel berikut pada source list data validationnya:
```
=IF($B$7="Tumbuhan";List_Tumbuhan;IF($B$7="Hewan";List_Hewan;List_Kosong))
```
Perhatikan bahwa nama range pada rumus diatas, tidak perlu ditulis diantara tanda petik ganda.

Rumus diatas mampu diartikan bahwa bila sel B7 berisi teks "Tumbuhan" maka data validasi akan menggunakan named range "List_Tumbuhan" sebagai source datanya. jika B7 berisi teks "Hewan" maka akan menggunakan nama range "List_Hewan" sebagai sumber data list validasinya. Dan apabila B7 tidak berisi teks "Tumbuhan" atau "Hewan" maka akan menggunakan nama range "List_Kosong".

Untuk klarifikasi yang lebih detail ihwal Fungsi IF bertingkat bisa anda temukan pada tautan berikut: Rumus IF Bertingkat pada Excel.
Selesai. jika langkah-langkah yang anda lakukan benar maka alhasil akan nampak seolah-olah berikut:

Dengan menggunakan Cara ini anda harus paham ihwal Tutorial menggunakan rumus IF bertingkat.

Bagi yang gres berguru excel hidanganliskan rumus secara pribadi di potongan source Data Validation biasanya akan sedikit kesulitan.

Tips dari aku, tulis dulu rumusnya di lembar kerja atau sel tertentu. Kalau perlu hilangkan dulu tanda sama dengan diawal(=).

Jika dirasa sudah benar lakukan copy paste rumus excel tersebut ke kepingan source Data Validation

Cara diatas merupakan alternatif pertama untuk membuat dropdown list bertingkat atau list validasi bertingkat di excel.

Langkah-langkah diatas relatif lebih mudah dilakukan dan difahami jika jumlah pilihan selnya hanya sedikit.

Untuk perkara dengan jenjang atau tingkat dropdown list yang banyak ada Tutorial lain yang relatif lebih mudah.

Mari kita pelajari Cara kedua berikut ini.

Cara menciptakan Dropdown List Bertingkat Dengan Fungsi INDIRECT Excel

Selain menggunakan fungsi IF seolah-olah Cara pertama, kita juga bisa menggunakan fungsi INDIRECT Excel untuk menciptakan dropdown list bertingkat.

Langkah-langkah untuk membuat dropdown list validasi bertingkat dengan rumus Indirect yaitu sebagai berikut:

Buat daftar data yang akan kita Kaprikornuskan sumber list validasi seakan-akan pada Cara pertama.

Untuk Tutorial ke-2 ini judul kolom harus "sama persis" dengan list sumber untuk masing-masing pilihan validasi data.
Gunakan fitur Create from Selection pada sajian Defined Names untuk menamai masing-masing kolom sumber data tersebut. Tutorialnya:
- Seleksi range sumber pada kolom pertama.
- Pilih Tab Formulas--Create from Selection.
- Pada kotak opsi Create Names from Selection, centang hanya pada serpihan Top row.
- Klik OK.
- Ulangi langkah 1-4 di atas untuk kolom-kolom sumber data yang lainnya.
Selain menciptakan nama range satu persatu anda bisa juga menyeleksi seluruh list data yang dibentuk kemudian menggunakan Create form selection untuk menamai masing-masing kolom pada range tersebut.

Hanya saja bila menggunakan Tutorial ini anda perlu menyesuiakan lagi range data pada masing-masing nama karena banyak data untuk masing-masing nama kemungkinan tidak sama.

Setelah simpulan membuat nama range untuk masing-masing kolom sumber list validasi maka anda akan mempunyai beberapa nama range seperti yang nampak pada kotak name manager berikut:
Setelah selesai menciptakan nama range, langkah berikutnya ialah men-setting validasi data untuk tingkat pertama, untuk pola ini pada sel B8. Gunakan rumus berikut pada source list validasinya.
```
=Kabupaten
```
Untuk list validasi tingkat pertama ini masih sama seperti Cara sebelumnya.
Gunakan fungsi Indirect Excel untuk source validasi data tingkat kedua. Tuliskan rumus berikut untuk mengisi kolom source list validasinya.
```
=INDIRECT($B$8)
```
$B$8 Merupakan sel referensi yang akan menentukan source range mana yang akan dipakai untuk dropdown list tingkat ke-2 ini.
Atur validasi data tingkat ketiga untuk cell B10. seperti pada tingkat ke-2 sebelumnya, pada Source list validasinya masukkan rumus excel berikut:
```
=INDIRECT($B$9)
```
Selesai. bila langkah yang anda lakukan benar maka kesannya akan seperti pada gambar dibawah ini.

Rumu excel "=INDIRECT(Alamat_Sel_Rujukan)" seolah-olah yang kita gunakan di atas berlaku bila list pilihan yang kita gunakan tidak mengandung spasi atau hanya satu kata saja.

Jika mengandung spasi atau lebih dari satu kata maka Cara diatas tidak berlaku. alasannya nama range dilarang mengandung spasi.

Apabila mengandung spasi maka dikala membuat nama range dengan menggunakan Cara "Create form Selection" di atas, secara otomatis spasi tersebut akan diganti dengan garis bawah/ underscore (_).

Lalu bagaimana solusinya?

Solusinya yaitu dengan menggunakan rumus yang merubah spasi dengan garis bawah tersebut.

Salah satu Tutorial yang mampu kita lakukan yaitu dengan menggunakan fungsi SUBSTITUTE. Sehingga rumus excel untuk source validasinya akan seperti dibawah ini:

INDIRECT(SUBSTITUTE(Referensi_Sel_Acuan;" ";"_"))

Perhatikan acuan berikut:

Sumber Dropdown List Validasi Bertingkat

Dengan data diatas masing-masing source list validasi yang di gunakan adalah:

- Sel B8 :

=List_Kabupaten

- Sel B9 :

=INDIRECT(SUBSTITUTE($B$8;" ";"_"))

Pada dikala menggunakan rumus data diatas mungkin anda akan mendapatkan pesan error berikut.

Pesan Error Validasi Excel

Hal ini masuk akal alasannya adalah untuk dikala ini sel B8 masih kosong sehingga excel menganggap nama range yang dicari tidak ditemukan. Makara abaikan saja pesan error ini dan lanjut klik YES.

- Sel B10 :

=INDIRECT(SUBSTITUTE($B$9;" ";"_"))

Download File acuan List Validasi Betingkat di Excel

Masih gundah juga? File untuk latihan admin sertakan pada tautan dibawah ini:

Dropbox
GDrive

*Jika link mati / tidak mampu diakses silahkan lapor via kontak yang tersedia

Apabila masih belum mampu juga coba baca ulang dari awal. setidaknya 10x.

Kalau masih gagal juga silahkan tinggalkan pesan di belahan bawah halaman ini.

Untuk tutorial menciptakan dropdown list dinamis yang otomatis menyesuaikan sumber data yang kita buat mampu anda pelajari pada link berikut: Cara membuat Dropdown List Dinamis di Excel.

Jika dirasa bermanfaat jangan sungkan-sungkan untuk share artikel tutorial belajar excel ini ke media sosial yang anda gunakan.

Semoga bermanfaat. Salam Kelas Excel.

Cari Blog Ini

Rumus Excel Mudah