Text to Columns - Cara Memisahkan atau Membagi Isi Sel di Excel

Bagaimanakah Cara memisahkan atau membagi isi sel yang tersusun pada sebuah kolom di excel menjadi beberapa kolom?

Secara umum, ketika Anda memakai excel, ada kalanya Anda ingin memisahkan isi sebuah sel excel ke dalam beberapa kolom berbeda berdasarkan karakter atau tanda baca tertentu, contohnya spasi( ), koma(,), Titik koma(;), strip(-) dan lain sebagainya.

Kasus semacam ini terjadi misal saat anda menerima sebuah file yang memuat data daerah dan tanggal lahir menjadi satu pada sebuah kolom tertentu. Kemudian anda ingin memisahkan kawasan dan tanggal lahir tersebut pada kolom berbeda sehingga mampu digunakan sebagai referensi untuk menghitung umur atau untuk keperluan lainnya.

Kasus lain contohnya anda mendapatkan sebuah file hasil import dari sumber lain dalam format CSV (Comma Separated Values) dimana info atau data pada file berformat csv biasanya berada dalam 1 kolom kemudian anda ingin membagi atau memisahkan gosip pada file tersebut ke dalam beberapa kolom berbeda sehingga data yang anda olah akan lebih praktis untuk di urutkan (Sorting), di filter berdasarkan kriteria tertentu atau melaksanakan analisa lebih lanjut dari data tersebut.

Untuk kebutuhan semacam ini Microsoft Office Excel telah menyediakan fitur khusus yang disebut dengan Text to Columns.

Lalu bagaimana Cara memakai Text to Columns pada excel? Mari kita pelajari bersama.

1. Cara Split Cell dengan Text To Columns
2. Memisahkan Isi Sel berdasarkan Delimiter/Tanda Pemisah
3. Memisahkan Isi Sel berdasarkan Jumlah aksara

Cara Split Cell di Excel Dengan Fitur Text To Columns

Text to Columns pada excel adalah sebuah fitur yang dipakai untuk membagi atau memisahkan isi sebuah sel menjadi 2 kolom atau lebih berdasarkan tanda pemisah atau pembatas (delimiter) tertentu semisal koma(,), titik koma(;), strip(-) dan spasi( ) atau memisahkannya menurut panjang karakter tertentu (fixed length).

Contoh perkara yang sudah pernah kita bahas contohnya yaitu dipakai untuk memisahkan nama depan dan nama belakang di excel.

Dengan Fitur Text to Columns ini akan memungkinkan anda untuk membagi sebuah sel berdasarkan 2 kriteria utama:

1. Memisahkan sel berdasarkan tanda pembatas tertentu (delimiter).
2. Memisahkan sel menurut panjang/lebar teks tetap (fixed width).

Berikut klarifikasi lebih lanjut mengenai Tutorial untuk membagi sel berdasarkan kedua kriteria tersebut.

Memisahkan Isi Cell berdasarkan Delimiter

Sebagai teladan contohnya anda memiliki sebuah data pemesan barang seperti berikut ini:



Dari data tersebut, terlihat bahwa kolom pertama merupakan data pemesan terdiri yang tersusun dari nama pemesan, alamat dan tanggal traksaksi pesanan yang dipisahkan oleh huruf atau tanda baca koma(,). Sedangkan kolom kedua berisi jumlah pesanan barang.

Dari data pesanan ini kita ingin memisahkan atau membagi isi setiap sel pada kolom pemesan sehingga terpisah ke dalam beberapa kolom berdasarkan tanda pembatas koma tersebut.

Cara menggunakan fitur Text to columns untuk membagi sel atau kolom tersebut ialah sebagai berikut:

1. Pastikan dimana anda akan meletakkan hasil pemisahan data. jika sehabis sel atau kolom yang akan anda bagi ada data pada kolom lain yang dilarang ditindih, maka sisipkan sejumlah kolom untuk menampung hasil pemisahan sel. Sebagai pola hasil pemisahan sel akan kami letakkan mulai sel B2 sehingga kami menyisipkan 4 kolom pemanis dan memberi nama kolom sesuai kebutuhan seeperti berikut:
   
   
   
   *Tahap ini bisa anda lewati bila pada kolom sebelah data yang akan anda pisahkan tidak ada data lain yang mungkin akan tertimpa.
2. Seleksi atau pilih sel-sel yang ingin Anda pisahkan, pada acuan ini adalah range A2:A12, kemudian pilih sajian Text to columns yang ada di Tab Data--Group Data Tools.
   
   
3. Selanjutnya akan muncul kotak obrolan Convert Text to Columns wizard seperti berikut ini:
   
   
   
   Proses pemisahan atau pembagian sel dengan Text to Columns ini ada ada 3 Tahap (step). Pada Tahap pertama ini Anda perlu memilih bagaimana sel-sel akan dibagai atau dipisah dalam beberapa kolom. alasannya kita menghendaki pemisahan sel menurut delimiter atau tanda pemisah tertentu (tanda koma) maka pilihlah opsi Delimited seakan-akan di gambar teladan atas.
   
   Berikutnya klik Next.
4. Pada Step kedua, Anda akan diminta untuk menentukan delimiter atau tanda pembatas apa yang anda gunakan sebagai kriteria pemisahan sel atau kolom tersebut. Opsi delimiter yang disediakan adalah yang umum digunakan yaitu Tab, Semicolon(;), Comma(,), dan Space( ). jika anda memakai delimiter lain semisal tanda garis miring(/) atau garis tegak (|) masukkan karakter tersebut pada kotak disebelah opsi Other:.
   
   Pada acuan tahap ini pilih koma dan spasi sebagai delimiter serta pastikan cuilan Treat consecutive delimiters as one tercentang dan belahan Text qualifier memperlihatkan petik ganda (") seolah-olah acuan, atau silahkan atur sesuai kebutuhan jikalau Anda memakai data yang berbeda.
   
   
   
   • Treat consecutive delimiters as one: Apabila data Anda mungkin berisi dua atau beberapa delimiter berturut-turut, sebaiknya pastikan opsi ini tercentang.
   • Text qualifier: Gunakan opsi ini ketika beberapa teks diapit dengan tanda kutip tunggal atau ganda, dan Anda ingin serpihan teks seakan-akan itu tidak dipisahkan.
   • Data preview: Perhatikan potongan ini sebelum Anda klik NEXT untuk melanjutkan ke step berikutnya untuk memastikan bahwa fitur Text to Columns memisahkan data dengan benar sesuai yang Anda inginkan.
   Untuk melanjutkan klik NEXT.
   
5. Pada Step ketiga, Anda akan diminta untuk memilih format untuk masing-masing kolom hasil pemisahan sel serta menentukan dimana hasil pembagian sel akan diletakkan.
   
   
   
   • Column data format: Secara default, Text to Columns menerapakan format general untuk setiap kolom hasil pemisahan data. Pda banyak masalah format general sudah dapat memnuhi kebutuhan. Namun, untuk beberapa perkara tertentu adakalanya Anda perlu memilih format untuk kolom tertentu.
     
     Jika anda menghendaki beberapa kolom tertentu sebagai hasil pemisahan data tidak ikut di tampilkan, atur kolom tersebut sebagai Do not import column (skip)
   • Destination: Untuk memberi tahu Excel atau Text to Columns di mana Anda ingin menampilkan atau meletakkan hasil pemisahan sel, tulis secara manual atau letakkan kursor kemudian pilih sel mana yang ingin anda gunakan. Biarkan saja pecahan ini bila Anda ingin menindih data awal anda dengan data baru hasil pemisahan. Atau tentukan sel lain yang anda kehendaki.
6. Untuk mengakhiri text to Columns wizard ini klik Finish dan perhatikan jadinya.
   
   

TIPS: kalau hasil text to column belum sesuai dengan yang Anda inginkan, gunakan sajian Undo atau dengan Shortcut Ctrl + Z untuk mengembalikan hasil pemisahan sel ke semula.

Memisahkan Isi Cell berdasarkan Fixed Width

Jika pada serpihan sebelumnya kita memisahkan isi sel menurut tanda pembatas atau aksara pemisah tertentu. Pada bagian ini kita akan menggunakan Fitur Text to Columns untuk memisahkan isi sel menurut jumlah karakter.

Meskipun mungkin jarang dibutuhkan, tidak ada salahnya Anda mempelajari bagaimana Cara memakai Text to Columns dengan opsi fixed with ini.

Sebagai acuan contohnya anda mempunyai data nomor ID seperti di bawah ini, kemudian Anda ingin membaginya menjadi 3 kolom. Kolom pertama mengambil 2 karakter, kolom kedua mengambil 4 huruf berikutnya, dan sisanya untuk kolom ketiga.



Langkah-langkah menggunakan Text to Columns untuk memisahkan isi sel berdasarkan jumlah karakter adalah sebagai berikut:

1. Seleksi range data atau kolom yang akan kita pisahkan, kemudian aktifkan fitur Text to Column seakan-akan Tutorial sebelumnya.
2. Setelah muncul Convert Text to Columns wizard, pilihlah Fixed width untuk memisahkan isi sel berdasarkan jumlah karakter. Selanjutnya klik NEXT.
   
   
3. Pada serpihan data preview, atur pada posisi mana isi sel akan dipisah/dibagi. Klik pada posisi yang anda inginkan dan tambahkan garis pemisah komplemen pada posisi lain jikalau diharapkan. Untuk merubah posisinya klik dan tahan garis tersebut kemudian geser ke kanan atau kekiri sesuai kebutuhan. Untuk meghapusnya gunakan klik ganda pada garis tersebut.
   
   Perhatikan contoh berikut untuk mengatur pemisahan isi sel pada abjad ke-3 dan ke-7.
   
   
4. Jika sudah selesai, Anda bisa klik Finish untuk mengakhiri pemisahan data atau Klik NEXT bila diperlukan untuk mengatur pemformatan dan posisi peletakan hasil pemisahan data seolah-olah yang sudah dijelaskan sebelumnya.
   
   

Jika anda mendapatkan pesan "There's already data here. do you want to replace it" dikala menggunakan fitur Text to Columns, pesan ini menunjukkan bahwa pemisahan sel akan mengakibatkan beberapa data lain tertindih, jika Anda yakin proses ini benar silahkan pilih OK atau Cancel untuk mengatur ulang proses pemisahan isi sel.



Jika anda ragu pilih saja OK, toh jikalau ada yang salah anda mampu menekan Ctrl + Z untuk mengembalikan data ke semula.

Bagaimana cukup praktis bukan?

Selain menggunakan fitur Text to Column, jika anda menggunakan excel 2013 atau excel 2016 sebaiknya anda juga mencoba menggunakan Fitur Flash Fill yang mampu juga dimanfaatkan untuk memisahkan isi sel semacam ini.

Kalau dengan rumus excel bagaimana Cara memisahkan isi sebuah sel menjadi beberapa bagian?