Cara membuat PivotTable Excel Untuk menciptakan Laporan Dan Analisis Data

Tutorial Pivot Table Excel - Apakah anda pernah mendengar istilah PivotTable? jika belum maka anda sedang membaca artikel yang tepat. Kalaupun sudah pernah mendengar namun masih kesulitan bagaimana menciptakan pivot table pada microsoft excel maka silahkan baca tutorial excel ini sampai selesai, alasannya pada tutorial kali ini kelas excel akan mengajak anda untuk mencar ilmu pivot table dan berlatih membuat dan memakai pivot table pada excel.

• Pengertian Pivot Table
• Manfaat Pivot Table
• Persiapan membuat Pivot Table Pada Excel
• Latihan menciptakan Pivot Table Pada Excel
• Cara Update Data Pivot Table
• Download File Latihan

Pengertian Pivot Table

Apa pengertian PivotTable di Excel?

Sebelum mencar ilmu pivot table excel lebih lanjut, kita perlu tahu dulu maksud istilah pivottable itu sendiri.

Pivot Table adalah sebuah tabel interaktif yang dalam waktu singkat bisa menampilkan ringkasan data dalam jumlah yang besar dalam bentuk dan orientasi yang berbeda serta mampu melaksanakan kalkulasi pada setiap item yang dibutuhkan dengan memakai Cara perhitungan sesuai kebutuhan.

Jika anda mempunyai data yang terdiri dari banyak kolom atau field, tentunya dari data tersebut perlu mampu di baca untuk dapat diartikan atau disimpulkan maknanya.

Namun demikian dengan adanya ratusan, ribuan, atau bahkan ratusan ribu baris data tentunya akan sulit bila anda harus menyimpulkan kecenderungan apa yang terjadi pada data anda, membandingkan antar field atau kolom satu dengan yang lainnya, perulangan data, relasi perulangan data pada suatu kurun, dan lain sebagianya.

Untuk melakukan analisa pada data tersebut dibutuhkan langkah-langkah pengelompokan, pengurutan serta pengolahan data sesuai dengan kebutuhan.

Microsoft Excel bergotong-royong sudah menyediakan fitur sorting (pengurutan data), filtering (penyaringan data) serta subtotal (pengelompokan dan perhitungan data) pada sebuah table, namun bila anda merasa fitur atau kemudahan tadi masih kurang maka seolah-olahnya anda membutuhkan Pivot Table Excel ini.

Kalau merujuk pada usangn wikipedia, pivot table di artikan sebagai berikut :

A pivot table is a table that summarizes data in another table, and is made by applying an operation such as sorting, averaging, or summing to data in the first table, typically including grouping of the data.

Pivot Table adalah sebuah tabel yang merangkum data pada tabel lain yang dilakukan dengan menerapkan operasi tertentu seakan-akan sortasi, rata-rata, atau penjumlahan ke data pada tabel pertama, biasanya termasuk pengelompokan data.

Pada microsoft excel PivotTable merupakan salah satu fitur excel yang sangat powerfull untuk meringkas, menganalisa, meng-explore, serta menyajikan data Anda. Penyajian data dengan pivot table relatif sangat cepat untuk dibuat dengan beberapa kali klik tanpa harus dipusingkan dengan banyak sekali macam rumus excel (Excel Formula). Pivot Table sangat fleksibel dan dapat dengan cepat diadaptasi, tergantung pada harapan dalam menampilkan hasil.

Silahkan perhatikan 2 Tabel data penjualan berikut:



Isi pada kedua tabel tersebut bahu-membahu sama, hanya saja susunan kolomnya yang berbeda. Meskipun datanya sama, admin yakin anda akan menerima gambaran yang berbeda dari kedua model laporan penjualan tersebut.

Bagaimana jika tabel data yang akan kita analisa memiliki banyak kolom (field) serta ribuan baris (record). Tentunya akan ada lebih banyak sudut pandang yang bisa anda gunakan dalam penyajian tabel data anda.

Pivot Table mampu diletakkan pada range tertentu atau worksheet lain sesuai pilihan anda tanpa harus mengubah tabel data aslinya. Kalaupun ada perubahan data pada tabel sumber maka dengan simpel pivot tabel mampu menyesuaikan dengan perubahan sumber data tersebut.

Istilah kolom (Column) pada excel biasa disebut dengan dengan field pada pembahasan pivot table. Kedua istilah ini merujuk pada makna yang ibarat/sama, Jadi jangan hingga galau.

Manfaat menggunakan Pivot Table

Apa saja manfaat yang mampu kita peroleh dengan penggunaan Pivot Table dalam penyajian data?

Dengan memanfaatkan fitur Pivot Table pada Excel anda akan mampu dengan praktis melaksanakan hal-hal berikut:

1. Membuat penyajian data dengan beberapa tampilan yang berbeda dari sumber data yang sama
2. Memindahkan field pada aneka macam lokasi yang berbeda
3. Menentukan field atau kolom mana saja yang akan ditampilkan dalam penyajian laporan atau ringkasan data
4. Melakukan kalkulasi atau mengumpulkan field-field data numeric dalam beberapa Tutorial (SUM, COUNT, AVERAGE, Dan lain-lain)
5. Melakukan filter untuk menampilkan nilai-nilai data yang mana saja yang akan ditampilkan
6. Membuat laporan dalam bentuk lain dari sebuah pivot table yang telah dibentuk
7. Membuat pivot chart dari sebuah pivot table yang telah ada

Tentu saja bukan hanya beberapa hal diatas saja manfaat dari fitur pivot table pada excel ini. Manfaat lebih jauh akan anda temukan ketika sudah terbiasa dan terlatih memakai Pivot Tabel ini.

Lalu bagaimana Tutorial membuat pivot tabel pada microsoft excel? bagaimana memakai pivot table di excel?

Persiapan menciptakan Pivot Table di Excel

Sebelum berlanjut membahas tentang Cara pembuatan pivot tabel di excel, ada beberapa hal yang perlu anda perhatikan sebelum membuat pivot table.

1. Pastikan tidak ada baris atau kolom yang kosong pada range data yang akan anda buat sebagai sumber data pivot table. kalau ada kolom atau baris kosong silahkan hapus terlebih dahulu. Tutorialnya bisa anda baca disini: Cara mudah Menghapus Kolom dan Baris Kosong Di Excel
2. Setiap kolom pada data sumber harus mempunyai nama yang unik (unique header name). Usahakan header atau kepala kolom ini jangan terlalu panjang. Buat sesingkat mungkin asal mewakili jenis data pada baris-barisnya
3. Hindari penggunaan merge cell pada header tabel sumber data anda.
4. Tipe data pada setiap kolom harus sama. contohnya, jangan mencampurkan tipe data tanggal dan teks dalam 1 kolom yang sama.
5. Sangat di anjurkan menerapkan Format Table pada data sumber, hal ini akan mempermudah anda dalam pembuatan tabel pivot serta melaksanakan updating data jika memang dibutuhkan. Pembahasan detail wacana Format Table Excel mampu anda baca pada halaman berikut: Cara menciptakan Tabel di Excel
6. Selain mengatur sumber data sebagai format table anda bisa juga menerapkan "Defined Range" untuk menamai range data tersebut. Dalam hal ini sebaiknya nama range di atur sebagai nama range yang dinamis. Tutorialnya mampu anda baca pada halaman berikut: Cara membuat Nama Range Dinamis pada Excel

Selain beberapa hal di atas, sebelum membuat PivotTable Excel, anda juga perlu merencanakan atau membayangkan seolah-olah apa data anda akan diringkas dan ditampilkan.

Secara umum tidak semua kolom-kolom data akan ditampilkan pada pivot table, hanya beberapa saja yang akan digunakan dalam setiap pivot table, tentunya hal ini menyesuaikan kebutuhan anda dalam menampilkan data summary dari sumber data yang anda miliki.

Pivot Table membuat cache tersendiri dari data sumber, sehingga dalam hal ini data sumber anda tidak akan diubah sama sekali, meskipun data sumber anda hapus maka tabel pivot yang telah dibuat tetap akan berjalan normal. Tentu saja dalam kasus semacam ini anda tidak mampu melakukan data refresh atau update data.

Latihan membuat Pivot Table Pada Excel

Hal yang paling penting sebelum membuat atau menyusun pivot table pada excel tentunya menyiapkan data sumbernya sebagaimana keterangan sebelumnya.

Dalam contoh langkah-langkah penyusunan latihan pivot table ini kami memakai microsoft excel 2016. jika anda memakai versi yang lebih lama anda masih mampu menciptakan pivot table namun dimungkinkan ada beberapa cuilan misalnya soal tampilan yang sedikit berbeda.

File excel yang kami gunakan untuk acuan dan latihan pivot tabel mampu anda mampukan pada belahan balasan tutorial ini.

Setelah sumber data sudah siap, langkah yang diharapkan untuk menciptakan sebuah pivot table sederhana adalah sebagai berikut:

1. Klik salah satu sel atau range data yang akan kita buat pivot tabel-nya.
2. Pilih menu Pivot Table yang ada di Tab Insert--Table--Pivot Table. Langkah ini bisa anda lakukan dengan menggunakan shortcut Alt + N.
   
   
   
   Jika anda memakai Format Table pada data sumber, langkah 2 di atas bisa juga Anda lakukan dengan Cara menentukan sajian Summarize With Pivot Table yang ada pada Tab Table Tools--Tools Group.
   
   
   
   Ketiga langkah diatas (Menggunakan shortcut, sajian Insert PivotTable atau hidangan Summarize With Pivot Table Excel) akan menghasilkan kotak dialog Create PivotTable yang sama.
3. Apabila langkah anda benar, selanjutnya akan muncul sebuah obrolan box Create PivotTable Dengan nama tabel otomatis sudah terisi. Dalam acuan ini nama tabel sumber yang dipakai ialah "Tabel Sumber".
   
   
   
   Jika menghendaki range data yang lain anda tinggal menyesuaikannya.
   
   Selanjutnya tentukan dimana hasil Tabel Pivot akan diletakkan pada opsi Choose where you want the PivotTable report to be placed. Pada sebuah lembar kerja (Worksheet) baru atau pada worksheet yang telah ada.
   
   Pada latihan pivot table ini admin memilih New Worksheet yang artinya excel akan menciptakan sebuah Sheet gres sebagai daerah dimana PivotTable akan diletakkan. bila anda menentukan Existing Worksheet, tentukan pada cell/range mana PivotTable akan diletakkan.
   
   Selanjutnya Klik OK Untuk menciptakan pivot table gres dengan pengaturan diatas.
4. Setelah menentukan OK pada kotak obrolan sebelumnya, akan muncul sheet gres yang berisi Bidang PivotTable kosong pada workbook anda. Selain itu pada kepingan sebelah kanan akan muncul PivotTable Fields.
   
   
   
   Bidang PivotTable kosong di sebelah kiri ialah kawasan dimana PivotTable akan ditampilkan, sedangkan PivotTable Fields adalah pengaturan field-field data PivotTable apa sajakah yang akan ditempakan pada cuilan Row, Column, Value atau Filter.
   
5. Langkah Selanjutnya adalah melakukan Drag and Drop atau dengan Tutorial menentukan pada potongan PivotTable Fields untuk menentukan filed-field mana yang akan kita letakkan pada penggalan-bagian PivotTable (Row, Column, Value dan Filter).
   
   
   
   Keterangan:
   
   • FILTERS: Area ini diisi dengan field yang akan kita Jadikan sebagai tumpuan filter yang akan menyaring data pada tabel pivot yang akan kita buat.
   • COLUMNS:Area ini berisi field dan akan disusun secara mendatar (horizontal) yang pada umumnya mampu dianggap sebagai header dari nilai-nilai yang ditampilkan pada PivotTable.
   • ROWS: Area ini berisi field yang akan ditampilkan secara sajianrun (vertikal) secara urut di sebelah kiri area PivotTable.
   • VALUE: Bidang ini berisi fields yang menentukan data mana saja yang akan disajikan di area tabel pivot sesuai kebutuhan. Biasanya berupa angka-angka.
   
   Pada latihan ini admin atur pada cuilan Rows ialah Field BARANG dan KUARTAL, pada pecahan Columns adalah field TAHUN, Pada belahan Values yaitu Field JUMLAH dan terakhir pada bagian Filters kami isi dengan Field SUPLIER.
   
   Bagian terakhir atau Filters bersifat opsional, jika memang tidak dibutuhkan tidak perkara dikosongkan. Sedangkan tiga pecahan pertama pada umumnya harus diisi.
6. Jika langkah-langkah yang anda lakukan persis seolah-olah di atas maka tampilan PivotTable yang akan anda mampukan kurang lebih akan seperti gambar berikut ini:
   
   

Jika anda menggunakan microsoft excel 2013 atau yang lebih gres, selain Tutorial di atas, langkah ke-2 mampu juga digantikan dengan memakai hidangan Recommended PivotTables.



Apabila memakai hidangan ini maka excel akan mencoba mengenali dan menganalisa kebutuhan layout PivotTable yang anda butuhkan. Silahkan dipilih beberapa layout yang disediakan dan selanjutnya Anda hanya perlu klik OK.

Saat memakai Tutorial ini maka excel akan otomatis menempatkan beberapa field pada belahan-bagian yang ditentukan sesuai dengan rekomendasi yang anda pilih.

Jika anda memakai Excel 2010 atau versi sebelumnya anda tidak akan menemukan Tab Analyze, alasannya pada versi ini excel masih menamai Tab ini dengan Options

Cara melakukan Update Data Pivot Table Excel

Sudah lazim kita ketahui bahwa sebuah tabel data bisa berubah setiap ketika sesuai kebutuhan. Perubahan ini mampu Jadi dikarenakan penambahan data, pengurangan data atau hanya sekedar editing atau pembenahan pada sebuah tabel data.

Jika data ini kita Makarakan sebagai data sumber PivotTable bagaimana Cara melakukan update PivotTable yang kita buat dari data ini?

Seperti yang sudah di jelaskan di atas, sangat disarankan menerapkan format table pada sumber data pivot anda. Salah satu kelebihannya ialah untuk mempermudah melaksanakan update data jika sumber data yang anda gunakan untuk tabel pivot merupakan sebuah data yang dinamis atau berubah setiap dikala.

Apabila data sumber pivot yang anda gunakan merupakan sebuah Format Table atau Nama Range yang dinamis maka untuk melakukan update data cukup dengan mengguanakn sajian Refresh yang bisa anda temukan di Pivot Table Tools--Tab Analyze--Data Group--Refresh.



Cara lain, bila data sumber anda merupakan sebuah range statis maka untuk melakukan update PivotTable ialah dengan menyesuaikan kembali range sumber pada pivot table yang bisa anda lakukan dengan memilih sajian Pivot Table Tools--Tab Analyze--Data Group--Change Data Source. Selanjutnya Anda hanya perlu menentukan atau sajianliskan range data gres yang akan anda Makarakan sebagai suber data pivot.



Pada dasarnya langkah-langkah diatas sudah cukup untuk membuat sebuah Pivot Table, namun tentunya PivotTable yang telah kita buat tadi perlu di desain dan di format lebih lanjut agar tampilannya lebih yummy dan mudah untuk dilihat dan dibaca. kepingan ini akan kita bahas lain kali. Untuk sesi pengenalan latihan PivotTable ini kami cukupkan hingga disini dulu. sampai jumpa pada seri tutorial PivotTable selanjutnya.

Download File Latihan

File latihan PivotTable yang dipakai dalam tutorial ini mampu anda unduh melalui link di bawah ini :

Dropbox
GDrive

*Jika link mati / tidak dapat diakses silahkan lapor via kontak yang tersedia

FacebookTwitterWhatsapp

LINK DOWNLOAD TERKUNCI.
Silahkan SHARE untuk membuka kunci!

Jika tutorial ini bermanfaat silahkan share kepada teman-teman anda melalui media umum yang anda gunakan, agar keuntungannya mampu dirasakan oleh lebih banyak orang.

Berikut Seri panduan pivot tabel Lainnya yang bisa anda pelajari:

1. Cara membuat PivotTable di Excel
2. Mengatur Format Tampilan (Layout) Pada Pivot Table Excel
3. Mengatur Format Angka Pada Pivot Table Excel
4. Cara Mengelompokkan Data (Grouping) Pada Pivot Table Excel